Business etiquette – Lucruri mici de valoare mare (II)

La telefon:
– întotdeauna returnaţi apelul. Chiar dacă încă nu aveţi răspunsurile cerute de apelant, explicaţi ce faceţi în legătură cu informaţia cerută sau îndrumaţi spre o persoană care poate oferi informaţiile.
– în cazul în care închideţi telefonul, redirecţionaţi apelurile sau activaţi şi configuraţi mesageria vocală cu informaţii legate de perioada cu care veţi reveni cu un apel.
– când iniţiaţi un apel, identificaţi-vă şi oferiţi informaţii cu privire la natura apelului, astfel veţi fi puşi mai uşor în legătură cu persoana căutată.
– când sunteţi apelati rostiţi-vă numele, răspundeţi cu căldură (şi dacă se poate cu entuziasm) chiar dacă sunteţi întrerupt, persoana de la celălalt capăt al firului nu are de unde să ştie acest lucru.
– nu pierdeţi prea mult timp cu apelurile nesolicitate. Atenţie totuşi, înainte de a închide aflaţi ce anume dorea interlocutorul şi scuzaţi-vă în mod politicos (lumea e mică şi niciodată nu ştiţi dacă nu veţi avea vreo legătură cu acea persoană/firmă)

E-mail:
– treceţi informaţii specifice legate de conţinutul mesajului în linia de subiect. Un „bună” sau „doar pentru tine” nu ne va diferenţia mesajul la destinatar.
– Începeţi emailul cu elemente de construire a raportului personal şi apoi cu cele strict tehnice („îţi mulţumesc pentru rapiditatea cu care ai răspuns” sau „sper că ai avut un week-end plăcut”)
– Folosiţi doar un singur tip de caracter, eventual 1-2 formatări (normal şi italic sau bold)
– Păstraţi un stil relativ formal. Chiar dacă mesajul este între colegi, el diferă stilistic de cel între prieteni. Deci evitaţi „pe cai”, „pune pe ţeavă documentul”, etc.
– nu forwarda-ţi mesajele înainte de a trece în revistă conţinutul. De asemenea ştergeţi rândurile care nu privesc noul destinatar
– în cazul unui reply la întrebare, copiaţi întrebarea şi răspundeţi la ea. Nu daţi doar un „da/nu” sau un răspuns sec, acest lucru poate genera confuzie destinatarului.
– folosiţi formule de adresare şi de încheiere. Chiar dacă aceste elemente apar automat (în cazul semnăturilor email), nu uitaţi că relaţionaţi cu o persoană nu cu un calculator. Un „sper să ne auzim cât mai curând” sau „Am să fiu plecat până joi, dar dacă doreşti să mă contactezi, o poţi face la 1234”
– nu scrieţi doar cu majuscule. Ori veţi părea prea leneş pentru a introduce textul în mod corect, ori (mult mai grav) veţi include elemente de confuzie la starea emoţională a destinatarului (majusculele pot fi decodificate şi ca un ordin)

Întreruperi
– evitaţi cât mai des să-i întrerupeţi pe ceilalţi. Deşi majoritatea managerilor se simt confortabil cu întreruperea activităţii angajaţilor, nu uita-ţi oprirea şi reluarea activităţilor întrerupte cere timp şi efort suplimentar din partea celuilalt. Dacă este urgent, spuneţi cât mai concis ce a veţi de spus şi arătaţi consideraţie pentru persoană.

Consultanţii
– pentru un consultant sau musafir care lucrează pentru dvs., oferiţi toate informaţiile sau daţi referinţe complete despre persoanele care o pot face. Nu este doar curtoazie ci evitaţi şi costuri inutile pentru compania dvs. date de timpul în plus petrecut pentru a opera eficient.
– oferiţi aceleaşi condiţii de lucru pentru consultant ca şi pentru alţi angajaţi cu un rol similar. Astfel, evitaţi ca angajaţii sau consultantul să se simtă în mod inadecvat (sub/supraapreciat ).
– oferiţi ocazia consultantului/musafirului să interacţioneze cu angajaţii, să simtă „realitatea” organizaţiei şi nu-l izolaţi. Tratându-l astfel evitaţi crearea unor suspiciuni din partea celorlalţi.
– asiguraţi consultantului/musafirului o persoană care să-i ofere suport, să-l prezinte altor persoane sau pentru a rezolva problemele logistice.

© 2013 Best Consulting . Website realizat de agentia Limonade